Absence de collecte systématique
La navigation sur le site de la HEPN est libre et ne requiert aucun enregistrement ou transmission de données personnelles. Le site n’utilise aucun cookie ni traceur à des fins d’analyse ou de marketing.
Traitement de vos données personnelles
Dans le cadre d’une prise de contact ou d’une candidature
Les données que vous fournissez via nos formulaires de contact ou de candidature sont traitées uniquement dans le cadre de votre demande. Elles peuvent être conservées pour répondre à des obligations légales ou aux missions d’intérêt public confiées à la HEPN.
La conservation de ces données se limite à la durée strictement nécessaire au regard des finalités du traitement, ou à la durée imposée par la législation applicable.
Dans le cadre de votre parcours étudiant
Les données à caractère personnel relatives à votre inscription, vos coordonnées personnelles (en ce compris le numéro de registre national), vos résultats et votre encadrement pédagogique, sont traitées dans le cadre de la mission d’enseignement supérieur confiée à la HEPN, conformément à la législation en vigueur. Des données sensibles sont également traitées telles que des données médicales, des données judiciaires, etc.
Les données à caractère personnel communiquées par l’étudiant dans le cadre de son inscription sont traitées par la HEPN conformément au Règlement général sur la protection des données 2016/679 (RGPD) ainsi qu’à la loi relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel.
Par ailleurs, certains établissements de la Province de Namur sont équipés d’un système de vidéosurveillance qui vise à améliorer la sécurisation des sites. Le traitement des images se fait dans le respect de la législation du 21 mars 2007 réglant l'installation et l'utilisation de caméras de surveillance.
Les données à caractère personnel doivent être mises à disposition par la HEPN dans deux contextes :
- La collecte Saturn
S'agissant de la collecte Saturn, l’ARES respecte les dispositions du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données. L'autorisation de la commission vie privée en matière de collecte de données à visée statistique porte le numéro RN 69-2017 et est consultable sur le site de l'autorité de protection des données :https://www.autoriteprotectiondonnees.be .
Conformément à ce règlement, et dans les limites qu'il impose, l’étudiante dispose d’un droit d’accès, de rectification, d'effacement et d'opposition des données le concernant. Ce droit peut être, le cas échéant, exercé en s’adressant à :
ARES
Direction Etudes et Statistiques
Rue Royale 180
1000 Bruxelles
Courriel : saturn@ares-ac.be
La base de données Saturn peut être utilisée à des fins scientifiques ou statistiques.
- La plateforme e-paysage
En ce qui concerne la plateforme e-paysage, les données collectées sont partagées avec l’ARES. La responsabilité en matière de traitement de données au sein de cette plateforme est assumée par l’ARES qui partage vos données avec les Commissaires et Délégués du Gouvernement et leurs services, avec les autres établissements d’enseignement supérieur auprès desquels vous introduisez ou introduirez une demande d’inscription, le Ministère de la Communauté française ainsi que toute autre autorité publique autorisée par l’ARES. La HEPN agit en tant que sous-traitant de l’ARES.
L’ARES traite vos données afin de permettre :
1° soutenir et simplifier les processus d'inscription et d'admission au parcours des étudiants dans l'enseignement supérieur en Communauté française ;
2° simplifier l'authentification des titres délivrés en Communauté française dans le cadre de la vérification des titres d'accès à l'enseignement supérieur et de la lutte contre les faux diplômes ;
3° réaliser ou faire réaliser des études scientifiques ou statistiques ;
4° permettre au Gouvernement de la Communauté française et à ses services de renforcer le pilotage de l'enseignement supérieur, notamment pour l'élaboration et la mise en œuvre de nouvelles politiques ou toute autre analyse.
Les données à caractère personnel relatives aux catégories suivantes de personnes concernées sont traitées via la plateforme e-paysage :
1° les étudiants dont l’inscription est prise en considération ;
2° les personnes qui suivent isolément des unités d’enseignement ;
3°les étudiants ayant introduit une demande d’allocation d’études auprès du Service d’allocations d’études de la Communauté française ;
4° les étudiants qui ne sont pas considérés comme étudiants résidents au sens de l’article 1er du décret du 16 juin 2006 régulant le nombre d’étudiants dans certains cursus de premier cycle de l’enseignement supérieur ;
5° les étudiants ayant introduit un recours auprès de la commission chargée de recevoir les plaintes des étudiants relatives à un refus d’inscription ;
6° les auteurs reconnus d’une fraude ;
7° les personnes ayant introduit une demande d’équivalence auprès du Service des équivalences de la Communauté française ;
8° les étudiants diplômés par un établissement d’enseignement supérieur en Communauté française.
Dans le cadre strict des finalités qu’ils poursuivent, les catégories d’utilisateurs visés à l’alinéa précédent, ainsi que l’Entreprise publique des Technologies Numériques de l’Information et de la Communication et la Banque-carrefour d’échange de données sont autorisés à utiliser le numéro de Registre national de la personne concernée ou, à défaut, le numéro d’identification de la Banque Carrefour de la Sécurité Sociale.
Pour les étudiants régulièrement inscrits en son sein, la Haute Ecole met à disposition, au plus tard pour le 1er février de l’année académique, les données suivantes :
1° le numéro de Registre national attribué à l’étudiant ou, à défaut, le numéro d’identification de la Banque Carrefour de la Sécurité Sociale ;
2° s’il échet, le prénom d’usage de l’étudiant ;
3° les données administratives relatives à l’admission et à l’inscription, en ce compris les études suivies, les réorientations, les modifications d’inscription, de même que les allègements ;
4° la régularité de l’inscription de l’étudiant ;
5° les données nécessaires à l’établissement du statut d’étudiant finançable et à la détermination de la manière dont il est pris en compte pour le financement des établissements d’enseignement supérieur ;
6° par inscription, le nombre de crédits inscrits au programme annuel de l’étudiant, le nombre de crédits acquis et, le cas échéant, le positionnement des crédits dans le premier bloc annuel ou parmi les conditions complémentaires d’accès ;
7° s’il échet, en cas de codiplômation, l’adresse électronique de l’étudiant fournie par l’établissement référent ;
8° s’il échet, les inscriptions préalables de l’étudiant à des études supérieures et les résultats de ses épreuves, tant en Communauté française qu’en dehors de celle-ci ;
9° s’il échet, le ou les diplôme(s) dont est déjà porteur l’étudiant ou délivré(s) à l’issue des études suivies.
Pour les personnes qui suivent isolément des unités d’enseignement, la Haute Ecole met à disposition les données suivantes :
1° le numéro de Registre national attribué à l’étudiant ou, à défaut, le numéro d’identification de la Banque Carrefour de la Sécurité Sociale ;
2° le nombre de crédits associés aux unités d’enseignement suivies.
Pour ce qui concerne les étudiants diplômés, la Haute Ecole met à disposition, si elle en dispose, les données suivantes :
1° le numéro de Registre national attribué à l’étudiant diplômé ou, à défaut, son numéro d’identification de la Banque Carrefour de la Sécurité Sociale ;
2° le nom et le prénom de l’étudiant diplômé et, s’il échet, les initiales de leurs autres prénoms ;
3° la date, le lieu et le pays de naissance de l’étudiant diplômé ;
4° le ou les diplôme(s) délivré(s) à l’issue des études suivies au sein de l’établissement d’enseignement supérieur, à partir de l’année académique 2014-2015.
Si vous avez introduit une demande d'allocations d'études auprès du Service d'allocations d'études de la Communauté française, l’ARES traite certaines catégories de données vous concernant :
1° votre numéro de Registre national ou, à défaut, votre numéro d'identification de la Banque Carrefour de la Sécurité Sociale ou, à défaut, votre numéro d'identification tel que délivré par le Service des allocations d'études ;
2° votre nom et votre prénom ;
3° la donnée relative à votre demande d'allocation d'études ;
4° la décision d'octroi ou de refus de l'allocation d'études ainsi que la date de la notification de la décision.
En fonction de votre situation, d’autres données complémentaires peuvent être traitées par l’ARES :
1° si vous êtes concerné, votre statut d'étudiant de condition modeste;
2° si vous avez contesté la décision prise, la date d'introduction de votre réclamation et la date d'introduction de votre recours, de même que la décision prise à votre égard.
La collecte des données visées est nécessaire afin de permettre aux différentes catégories de destinataires, dont la Haute Ecole, d’avoir accès à certaines informations – et donc certaines données à caractère personnel précises – leur permettant d’exécuter les missions qui leur sont dévolues en vertu de la législation ou de la réglementation existante.
En tant que personne concernée, vous disposez notamment des droits suivants :
1° le droit à l’information,
2° le droit d’accès aux données,
3° le droit de rectification,
4° le droit à la limitation du traitement,
5° le droit à l’effacement des données (si et seulement si les données ne sont plus utiles à l’ARES pour assurer un traitement adéquat).
L’ARES, en tant que responsable de traitement, facilite l’exercice de ces droits.
En cas de question ou de demande d’exercice des droits, si vous êtes concerné ou si vous vous estimez concerné, vous pouvez contacter le responsable de traitement et le délégué à la protection des données à l’adresse mail suivante : vieprivee@ares-ac.be.
Si vous l’estimez nécessaire, vous pouvez également introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données (APD).
Où sont stockées vos données ?
Toutes les données personnelles traitées par la HEPN sont stockées sur des serveurs situés au sein de l’Union européenne.
Quels sont vos droits ?
Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD – UE 2016/679), vous disposez des droits suivants :
Droit d’accès et de rectification de vos données ;
Droit d’opposition, dans les cas prévus par la loi ;
Droit au retrait de votre consentement, si applicable ;
Droit à l’effacement ou à la limitation du traitement, selon les conditions des articles 17 et 18 du RGPD ;
Droit à la portabilité de vos données dans les conditions de l’article 20 du RGPD.
À qui vous adresser pour exercer vos droits ?
Le responsable du traitement de vos données est la :
Haute École de la Province de Namur (HEPN)
Rue Henri Blès 188-190
5000 Namur
Email : privacy@province.namur.be (Délégué à la Protection des Données - DPO)
Autorité de contrôle compétente
Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une plainte auprès de l’Autorité de protection des données :
Autorité de Protection des Données
Rue de la Presse 35
1000 Bruxelles
Tél. : +32 2 274 48 00
Email : contact@apd-gba.be
Site : www.autoriteprotectiondonnees.be